Ce este rent roll-ul și de ce îi trebuie unei companii de administrare
Rent roll-ul este tabelul centralizat al tuturor contractelor de locațiune active: cine este chiriașul, ce spațiu ocupă, cu ce chirie, până la ce dată și dacă plătește la timp. Un rând pentru fiecare contract. Este documentul de lucru al administratorului și primul lucru cerut de un cumpărător sau de bancă la evaluare.
Ce înseamnă rent roll pe înțelesul tuturor
Vă sună proprietarul și întreabă: cât aduce imobilul pe lună, ce suprafață stă goală și câți chiriași au contractul expirat până la sfârșitul anului. Dacă răspunsul cere o jumătate de zi de căutat prin dosare și conversații, înseamnă că nu aveți un rent roll.
Rent roll-ul răspunde la toate acestea într-un singur tabel. Denumirea vine din practica anglo-saxonă, unde rent roll înseamnă literal „lista chiriilor”, dar s-a impus și la noi. În documentele în limba română îl veți întâlni și ca registru al contractelor de locațiune.
Proprietatea esențială: rent roll-ul descrie starea curentă, nu istoricul. Arată ce se întâmplă cu imobilul chiar acum și ce urmează în lunile apropiate.
Ce trebuie să conțină un rent roll
Setul minim de coloane, fără de care tabelul nu ajută la nimic:
| Coloană | Ce conține | La ce folosește |
|---|---|---|
| Spațiu | imobil, unitate, etaj, suprafață (m²) | legătura cu activul fizic |
| Chiriaș | denumire, IDNO/CUI pentru persoane juridice | cine răspunde contractual |
| Chirie | sumă și valută (EUR/MDL/USD/RON) | baza de calcul a venitului |
| Chirie pe m² | sumă / suprafață | compararea spațiilor între ele |
| Termen | data de început și data de expirare | planificarea prelungirilor |
| Garanție | sumă și unde se află | obligația de la predarea spațiului |
| Periodicitate | lunar, trimestrial, anual | construirea graficului de plăți |
| Statut plată | achitat, restanță de N zile | controlul operațional |
| Indexare | există sau nu, după ce regulă | prognoza veniturilor |
Restul se adaugă în funcție de proprietar: subînchiriere, utilități, managerul responsabil, condițiile de reziliere anticipată.
Merită păstrată separat coloana cu data expirării, într-o formă care se poate sorta. Ea transformă tabelul dintr-o simplă fișă într-un instrument: sortați crescător și vedeți imediat cu cine trebuie discutată prelungirea în trimestrul acesta.
Prin ce diferă de raportul de venituri
Sunt confundate des, deși au scopuri diferite.
| Rent roll | Raport de venituri | |
|---|---|---|
| Perioadă | fotografie la o dată | pe o perioadă (lună, an) |
| Bază | contractele | încasările și cheltuielile reale |
| Răspunde la | „ce avem contractat” | „cât am câștigat” |
| Cine îl citește | administrator, cumpărător, bancă | proprietar, contabil |
Un exemplu de neconcordanță. În rent roll spațiul apare închiriat cu 1 200 €/lună, deci 14 400 € contractați pe an. În raportul de venituri pentru același an poate figura 11 000 €, pentru că chiriașul a intrat în martie și două luni au fost scutite pentru renovare. Ambele cifre sunt corecte, doar că spun lucruri diferite.
De aici regula practică: rent roll-ul servește deciziilor despre viitor (prelungim, majorăm, căutăm înlocuitor), iar raportul de venituri evaluării trecutului.
De ce contează la vânzare și la evaluare
Când imobilul este scos la vânzare, cumpărătorul nu se uită la pereți, ci la fluxul de bani. Rent roll-ul este exact descrierea structurată a acelui flux, iar pe baza lui se calculează randamentul: venitul operațional net intră în formula cap rate și rezultă evaluarea.
Ce se verifică cel mai atent:
- Câte contracte expiră în următoarele 12 luni. Dacă jumătate, cumpărătorul va include riscul în preț.
- Dispersia chiriilor pe m². Diferențe mari între spații similare arată că o parte dintre chiriași au rămas pe condiții vechi.
- Gradul de neocupare. Unitățile goale trebuie să apară în tabel, nu să lipsească din el.
- Calitatea chiriașilor. Un singur lanț pe 60% din suprafață înseamnă și stabilitate, și risc concentrat într-un singur nume.
Din practică: un rent roll întocmit cu o zi înainte de tranzacție arată întotdeauna mai prost decât unul ținut constant. În primul caz ies la iveală contracte fără acte adiționale semnate și garanții de care nu-și mai amintește nimeni.
Cum construiți un rent roll
Pașii pentru cei care au acum totul în fișiere răzlețe:
- Adunați toate contractele active într-un singur loc. Inclusiv actele adiționale: contează chiria în vigoare, nu cea inițială.
- Faceți câte un rând pentru fiecare contract, nu pentru fiecare chiriaș. Un chiriaș poate ocupa trei spații în condiții diferite.
- Marcați explicit valuta. Nu „1 200”, ci „1 200 EUR”. Amestecul de valute într-o coloană fără marcaj este cea mai frecventă eroare din tabelele făcute manual.
- Includeți și spațiile goale. Un rent roll fără unitățile neocupate umflă imaginea.
- Treceți garanțiile și confruntați-le cu extrasul bancar. Garanția este o obligație, iar la plecarea chiriașului întrebarea „cât trebuie să returnăm” nu ar trebui să declanșeze o căutare.
- Stabiliți cine actualizează tabelul și când. Un rent roll se învechește într-o săptămână.
Ultimul punct este cel care de obicei îngroapă inițiativa. Un tabel actualizat manual rezistă exact până la prima urgență.
Greșeli frecvente
- O singură valută „implicită”. Imobile în euro și în lei în aceeași coloană, fără marcaj, dau un total lipsit de sens.
- Lipsește data fotografiei. Fără mențiunea „la 1 august 2026”, peste o lună tabelul induce în eroare.
- Chirie fără periodicitate. 3 600 pe trimestru și 3 600 pe lună arată identic.
- Garanție trecută, dar neconfruntată. Cifra există în tabel, banii nu există în cont.
- Spațiile goale lipsesc. Gradul de ocupare se calculează după rândurile existente și imobilul pare complet închiriat.
Cum funcționează în KX Estate
Un rent roll ținut manual este mereu o copie a realității, rămasă în urmă cu câteva zile. KX Estate îl construiește direct din date: contractul se introduce o singură dată, din el se desfășoară automat graficul de plăți, statuturile și restanțele se actualizează singure, iar reconcilierea bancară prin Open Banking închide pozițiile achitate. Multivaluta EUR/MDL/USD/RON cu cursul BNM este tratată la nivel de imobil, așa că sumele nu se amestecă. Rent roll-ul nu se mai întocmește, se deschide.
Pe scurt: rent roll-ul este fotografia contractelor active la o dată anume, cu spațiul, chiria, termenul, garanția și statutul plății pe fiecare rând. Răspunde la întrebarea „ce avem contractat”, nu „cât am câștigat”, și este primul document cerut de cumpărător și de bancă.
Întrebări frecvente
Prin ce diferă rent roll-ul de registrul contractelor? Practic prin nimic, sunt același lucru sub denumiri diferite. Rent roll-ul presupune de obicei că tabelul conține și statutul curent al plăților, nu doar datele contractelor.
Am nevoie de rent roll dacă am un singur imobil? Pentru un singur spațiu este suficient contractul. Sensul apare de la trei-patru contracte, când termenele și plățile nu mai încap în memorie.
Cât de des se actualizează? Trebuie să reflecte situația de azi. Dacă tabelul se ține manual, minimul rezonabil este o dată pe săptămână, plus înaintea oricărei discuții cu proprietarul sau cu un cumpărător.
Includ subînchirierea în rent roll? Da, pe rânduri separate, marcate ca subînchiriere și cu trimitere la contractul principal. Altfel venitul se numără de două ori.
Ce urmărește banca într-un rent roll la creditare? Stabilitatea fluxului: termenele contractelor, ponderea suprafețelor cu chirie care expiră, gradul de neocupare și concentrarea pe un singur chiriaș.
Încercați KX Estate
Gestionați imobilele comerciale — proprietăți, contracte, plăți și analiză într-un singur loc.